הדור החדש של סחר החוץ כבר כאן - מערכת שער עולמי משנה את עולם סחר החוץ מן הקצה אל הקצה ומשפרת משמעותית את יעילות ורמת השירות ביצוא ויבוא סחורות. מה היא בדיוק מערכת "שער עולמי"? מהם היתרונות העיקריים בשימוש בה? ומדוע היא דורשת חשיבה מחדש עבור כל הגורמים העוסקים בתחום?
ב- 14.1.2018 עלתה באופן רשמי לאוויר מערכת המכס החדשה בישראל: מערכת "שער עולמי". גורמי הסחר בישראל אשר לוקחים חלק בפעילות שילוח בינלאומי, נדרשו להחליף את המערכת הישנה, מערכת "סחר חוץ" במערכת דיגיטלית מתקדמת יותר. מהלך זה הינו משמעותי לקהילת היבוא והיצוא בישראל, שכן הוא היה כרוך בהיערכות ובתקופת התאקלמות לא קצרה, אך נראה כי מערכת זו טומנת בחובה יתרונות רבים.
מהי מערכת שער עולמי ומהם היתרונות שלה?
מערכת שער עולמי היא מערכת ממוחשבת לניהול סחר חוץ. המערכת מאפשרת לנהל את סחר החוץ בצורה פשוטה ונוחה יותר (ביחס למערכת הקודמת, מערכת "סחר חוץ"), תוך הוזלת עלויות היבוא.
המערכת מהווה פלטפורמה דיגיטלית המרכזת את כל המידע והתקשורת הנדרשים לביצוע פעילות הסחר. כל הגורמים העוסקים במסחר, ובכלל זה ליבואנים, יצואנים, משרדי ממשלה, משלחים בין לאומיים, עובדי נמלי התעופה והנמלים הימיים, חברות התעופה והספנות, ואפילו מחסנים ומסופי המטען, כולם מחוברים אל המערכת. בנוסף, כל המידע והמסמכים הדרושים נמצאים במקום אחד- בסיס הנתונים של המערכת, וכל הגורמים מקושרים לבסיס זה. כאשר כל גורמי המסחר מחוברים לאותה מערכת, מתאפשרת תקשורת נוחה וחלקה בינם. ייעול התקשורת מפשט את תהליכי הסחר ומייעל אותם, כך שהם הופכים זולים יותר.
כל התקשורת המתבצעת במערכת מתאפשרת בצורה דיגיטלית לחלוטין, על גבי המחשב וללא צורך בניירת כלל, תוך שהיא מאפשרת לכלל הגורמים גישה נוחה לכל המסמכים ומאגרי המידע הרלוונטיים לסחר החוץ. כך, התקשורת הופכת מהירה וזמינה יותר, והתיאום בין הגורמים השונים הופך לקל ונוח במיוחד.
.jpg)
התקנות החדשות והשינויים העיקריים
עם כניסת המערכת, נדרשו מספר שינויים והתאמות מצד כל הגורמים העוסקים בסחר חוץ במדינת ישראל. עיקר השינויים נובעים מהצורך לשנות את שיטות והרגלי העבודה המוכרים על מנת שאלו יתאימו לסטנדרטים של המערכת ולדרכי העבודה שלה.
השינוי הראשון והעיקרי הוא המעבר לעבודה ללא נייר. כל הניירת והמסמכים הקשורים לסחר חוץ (הרשאות, בקשות לאישור יבוא, חשבונות ספק ועוד) ייסרקו ויהפכו למסמכים מקוונים. החתימה על מסמכים אלו תעשה על ידי שימוש בכרטיס חכם, המאמת את מקוריות המסמך. למעשה, כל ההתקשרויות בין הגורמים השונים יעשו בעזרת כרטיס זה, שמבטיח כי המסמכים הינם מסמכים רשמיים.
השינוי השני הוא המעבר לייפוי כוח אלקטרוני. היות והעברת המסמכים במערכת "שער עולמי" תיעשה בצורה אלקטרונית וישרה, כל יבואן חייב לספק השראה אלקטרונית לסוכן המכס לפעול בשמו ולבצע את הפעולות הנדרשות במכס. בדומה לכך, גם תצהיר היבואן הופך לאלקטרוני לחלוטין.
השינוי השלישי, ואולי השינוי המשמעותי ביותר עבור היבואנים הוא החובה שהוטלה עליהם לשמור את כל מסמכי היבוא, קרי חשבונות ספק ומסמכי העדפה. את המסמכים הללו ידרשו היבואנים לשמור למשך כל תקופת מס ההכנסה, כלומר למשך 7 שנים.
יתרונות של מערכת ניהול מסמכים דיגיטלית
החובה שהוטלה על היבואנים לשמירת המסמכים מחייבת את היבואנים בהיערכות מחדש. היות ומסמכים רבים הפכו להיות דיגיטליים, היבואנים נדרשים כעת להתחיל ולנהל ארכיון דיגיטלי, בו ישמרו כל המסמכים החתומים אלקטרונית בצורה מסודרת.
לשם כך, יבואנים רבים מתחילים להתקין מערכות ניהול ארכיון דיגיטלי. מערכות ניהול ארכיון דיגיטלי מותאמות לשימוש במסמכים מקוונים החתומים אלקטרונית. מערכות אלו יחסכו ליבואנים שימוש בנייר, בטונרים ובמדפסות, ויהפכו את עבודת הניירת לקלה ונוחה יותר. הן מכילות לרוב מנגנון חיפוש נוח שמסייע בשליפת המסמכים הנדרשים בקלות, ובכך נחסך זמן עבודה רב, וכידוע- זמן = כסף. בנוסף, מערכות אלו מאובטחות ומקשות על זיוף מסמכים ומשפרות את תדמית החברה, שנתפסת כחברה "ירוקה" יותר.
בואו לחסוך זמן וכסף עם חברת חיה בר שילוח בינלאומי צרו עימנו קשר עוד היום: 04-6274-515